In vier einfachen Schritten zur anwenderfreundlichen Bibliothek

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In vier einfachen Schritten zur anwenderfreundlichen Bibliothek

Wer kennt das nicht? Sie wollen mit Ihren Kollegen nur mal eben das neue Papier durchsprechen und enden in einem Wust von eMails, Änderungswünsche und weiteren Kollegen, die auch noch dringend einbezogen werden müssen. Wäre es nicht gut eine Plattform zu haben auf der man Dokumente bereitstellen, Änderungen verfolgen und finale Versionen bereitstellen könnte?

Wieso könnte? Diese Plattform existiert bereits – im Folgenden zeigen wir Ihnen wie Sie mit vier einfachen Schritten aus einer Dokumenten Bibliothek innerhalb ihres SharePoints ein wahres Collaboration Wunder machen können.

1. Dokumente mit Metadaten verschlagworten

Noch bevor Sie ein Dokument in Ihre Bibliothek hochladen, sollten Sie sich aussagekräftige Metadaten überlegen, die Ihnen dabei helfen Ihre Dokumente zu strukturieren und systematisch zu sortieren. Ordnen Sie nun jedem Dokument die passenden Metadaten zu, so haben lassen sich die Dokumente schnell filtern und finden. Ps. Die SharePoint bietet sogar die Möglichkeit die Verschlagwortung automatisch zu vergeben.

2. Auschecken erfordern

Arbeiten mehrere User an Dokumenten innerhalb einer Bibliothek, sollte die „Auschecken“ Funktion eingeschaltet sein. Damit sind die Nutzer verpflichtet, das Dokument vor dem Bearbeiten auszuchecken. Während ein Dokument ausgeheckt ist, können andere Anwender das Dokument nur noch im schreibgeschützten Modus öffnen. So wird das gleichzeitige Bearbeiten und Überschreiben von gegenseitigen Änderungen verhindert. Diese Funktion kann unter „Bibliothekseinstellungen“ ein- und ausgeschaltet werden.

3. „Ausgecheckt von“ Spalte zur Standardansicht hinzufügen

So ist es auf den ersten Blick ersichtlich wer ein Dokument aktuell bearbeitet. Fügen Sie diese Spalte der Standardansicht hinzu, um die Anwenderfreundlichkeit (Usability) Ihrer Bibliothek zu erhöhen.

4. Ansichten erstellen

Erstellen Sie den Bedürfnissen Ihrer Anwender angepasste Ansichten, so lassen sich die gewünschten Dokumente schnell finden. Vergessen Sie Ordner – gruppieren Sie Ihre Dokumente nach bestimmten Metadaten, so findet jeder schnell die für ihn relevanten Informationen.

Wenn Sie unsere vier Tips sich zu Herzen nehmen, werden Sie schnell sehen wir gerne Ihre Anwender mit Ihrer SharePoint Plattform zusammen arbeiten. So schonen Sie nicht nur Ihre Nerven, sondern sparen auch noch Zeit. Falls Sie noch Fragen zur Umsetzung haben sollten oder einen Beratungstermin wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden.

   

By | 2017-02-08T15:52:18+00:00 Februar 11th, 2015|SharePoint|0 Comments

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