Hybride Metadaten und Inhaltstypen

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Hybride Metadaten und Inhaltstypen

Eine hybride Umgebung – Alles kein Problem, oder?

Wenn sich Unternehmen bei SharePoint auf ein reine On-Premises oder Cloud-Umgebung festlegen können, stellt sich die Frage wo denn nun die Metadaten und Inhaltstypen gepflegt werden sollen erst gar nicht. Will man sich aber nicht festlegen und sowohl mit einem Bein im eigenen Rechenzentrum als auch mit einem in der Cloud stehen, stellt sich schnell die Frage nach einer geeigneten Möglichkeit zur Synchronisation. Da hybride Umgebungen schon länger nichts neues mehr sind, sollte dies ja überhaupt kein Problem sein, oder?

Um die Antwort vorwegzunehmen: Ja, natürlich ist es möglich, sowohl Metadaten als auch Inhaltstypen zwischen diesen zwei Welten synchron zu halten, dennoch gilt es einiges zu beachten.

Voraussetzungen

Zuerst die gute Nachricht: Der hybride Betrieb von Metadaten und Inhaltstypen wird sowohl von SharePoint 2013 als auch SharePoint 2016 unterstützt und Microsoft stellt dafür mit dem „Hybrid Picker“ einen benutzerfreundlichen Assistenten zur Verfügung.

Die Schlechte: Entscheiden Sie sich nicht von Anfang an dafür die Umgebung hybrid zu betreiben, müssen Sie zuerst aufräumen bevor Sie loslegen können. Grund dafür ist, dass in einem hybriden Szenario SharePoint Online das führende System ist. Auf der On-Prem Umgebung liegt also nur eine schreibgeschützte Kopie der Daten. Somit müssen zuerst alle Metadaten und Inhaltstypen nach SharePoint Online kopiert werden, um einen konsistenten Zustand zu erreichen. Grundsätzlich stellt dies kein Problem dar, kann jedoch bei genauerer Betrachtung zu einigen unschönen Effekten führen.

Mögliche Probleme

Bereits beim Kopieren der Metadaten können Probleme auftreten, wenn der ausführende Benutzer nicht über genügend Rechte verfügt. So muss der zum Transfer der Daten verwendete Benutzer als Terminologiespeicheradministrator hinterlegt sein, selbst wenn es sich um einen Farm-Administrator handelt. Wird dies vergessen, schlägt der Kopierprozess mit einer unspezifischen Fehlermeldung fehl.

Ebenfalls wichtig ist, dass sowohl SharePoint Online wie auch SharePoint On-Prem dieselben Sprachenstellungen im Terminologiespeicher verwenden. Ist dies nicht der Fall, schlägt die Synchronisation ebenfalls fehl.

Auch bei den Inhaltstypen können unschöne Inkonsistenzen entstehen – nämlich dann, wenn die Inhaltstypen über den Content Type Hub zentral verwaltet und publiziert werden. Bereits vorhandene Publikationen verlieren den Kontext zum Content Type Hub, da diese immer noch auf die On-Prem Umgebung verweisen. Der einfachste Weg ist hier, die Publikationen aufzuheben und nach dem Transfer in die Cloud wieder einzurichten.

Ablauf der Einrichtung

Aufgrund der vorgängig geschilderten Probleme, kann folgender Ablauf empfohlen werden:

  • Aufhebung der Publikation von Inhaltstypen auf dem Content Type Hub
  • Kopieren der Inhaltstypen nach SharePoint Online
  • Kopieren der Metadaten nach SharePoint Online
  • Einrichtung des hybriden Betriebs mittels „Hybrid Picker“
  • Publikation der Inhaltstypen

Nach der Einrichtung

Ist die Synchronisation erst einmal eingerichtet, müssen für den Betrieb folgende Hinweise beachtet werden:

  • Änderungen an Inhaltstypen und Metadaten dürfen ausschliesslich in der Cloud gemacht werden.
  • Die Änderungen werden standardmässig einmal pro Tag synchronisiert. Dies geschieht mit einem SharePoint TimerJob und kann bei Bedarf auch manuell ausgeführt werden.

Fazit

Der hybride Betrieb von Metadaten und Inhaltstypen bei SharePoint ist absolut möglich und erweist sich im Betrieb als zuverlässig. Es ist jedoch von Vorteil, wenn die Umgebung direkt bei der Inbetriebnahme hybrid konfiguriert wird. Dadurch entfällt der Mehraufwand durch Aufräum- und Kopierarbeiten und unschöne Inkonsistenzen durch zuvor publizierte Inhaltstypen können erst gar nicht entstehen.

 

Detaillierte Informationen zu Vorbereitung, Einrichtung und Betrieb können folgenden Quellen entnommen werden:

Plan hybrid SharePoint taxonomy and hybrid content types
Configure hybrid SharePoint taxonomy and hybrid content types

By | 2018-04-20T11:11:41+00:00 April 20th, 2018|Dokumentenmanagement, Office 365, SharePoint|0 Comments

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Senior Business Consultant

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