Hat Ihr Unternehmen einen Informations-Lebenszyklus?

Eigentlich ist diese Frage falsch gestellt, denn jede Information hat eine Aktualitätsphase, eine Nachschlag-Phase, eine Archiv-Phase und einen Obsoleszenz-Punkt. Die Frage ist nur: Steuern Sie den Lebenszyklus Ihrer Informationen? Oder gehören Sie zu den 90% der Unternehmen, die ihre Informationen nicht im Griff haben?

Sie kennen das: vor Wochen haben Sie eine Email erhalten, in der eine wichtige Information steht. Nachdem Sie sich durch hunderte von Emails gewühlt haben, finden Sie das gute Stück. Aber wer garantiert Ihnen, dass die gefundene Information noch aktuell ist? Ähnlich sieht es mit Dokumenten auf Fileshares, in Kollaborations-Umgebungen und DMS aus oder mit Artikeln im Intranet. Das sogenannte „Document Lifecycle Management“ wird umso wichtiger, wenn wir uns vor Augen führen, dass die Informationsbestände von Unternehmen von Jahr zu Jahr überproportional wachsen. Während das bei sogenannten strukturierten Daten kein Problem darstellt (wie z.B. bei Business Intelligence-Rohdaten, also Reporting- oder buchhalterischen Daten), da diese Daten automatisiert verarbeitet werden können, stehen Business und IT bei unstrukturierten Daten vor erheblichen Herausforderungen: Diese Inhalte entziehen sich nämlich aufgrund ihrer Beschaffenheit (keine Datensätze, sondern Dokumente in unterschiedlichster Form wie Email, Office-Dokumente oder PDF, aber auch Bilddateien usw.) einer allgemeingültigen automatisierten Governance: Woher soll ein System wissen, wie wichtig ein Word-Dokument ist? Woher, ab wann es nicht mehr gebraucht wird?

Während sich die Informations-Architektur damit beschäftigt, die Inhalte sinnvoll zu strukturieren, ist es die Aufgabe des Document Lifecycle Management, dafür zu sorgen, dass Inhalte sinnvoll verwaltet werden können – z.B. so, dass in der Suche keine Meldungen von 2002 mehr auftauchen, es sei denn, sie haben nach wie vor Relevanz. Wie der Dokumenten-Lebenszyklus konkret aussieht, hängt von vielen Faktoren ab: Welche Art von Dokumenten wird verarbeitet, wie homogen sind diese Dokumente, wie weit gefasst ist der Adressatenkreis uvm. Hier gibt es, wie so oft, keine goldene Regel. Allerdings gibt es einen idealtypischen Ablauf, den wir Ihnen nicht vorenthalten wollen:

Erstellen

Jedes Dokument hat an irgendeinem Arbeitsplatz seinen Ursprung: Nur wenige Dokumente werden von Systemen erzeugt, fast alle hingegen von Nutzern. Das ist sowohl Nachteil als auch Chance: Eine automatische Strukturierung ist einerseits nur bedingt möglich, andererseits ist ein Nutzer besser als jedes System in der Lage, seine Inhalte zu beurteilen – und dementsprechend zu kategorisieren.

Ablegen und Bearbeiten

Es folgt eine Phase, in der das betreffende Dokument von einem oder mehreren Nutzern bearbeitet wird, bis es einen ersten Reifegrad erreicht hat. Hierfür müssen je nach Szenario gemeinsamer Zugriff, Versionierung und weitere Features zur Verfügung stehen.

Freigeben

Ist dieser Reifegrad erreicht, erfolgt die Freigabe und das Dokument wird einem größeren Nutzerkreis zur Ansicht zur Verfügung gestellt – im Teamspace, im Intranet oder auf einer öffentlichen Webseite.

Verwenden

Neben einem performanten Zugriff ist auch in der Verwendungsphase bspw. ein sinnvolles Änderungsmanagement zu gewährleisten.

Archivieren

Last but not least ist eine passende End-Aufbewahrung – oder ggf. auch endgültige Löschung – der Daten unabdingbar, um einen sauberen Datenbestand zu gewährleisten. Auch Compliance- und Revisions-Aspekte spielen hierbei eine wichtige Rolle.

Fazit

Was hilft uns diese Erkenntnis? Wenn Ihre Dokumente eine passende Kategorisierung haben, können Sie sie passend verwenden. Stellen Sie sich vor… :

  • … eine Suchfunktion, die keine veralteten Ergebnisse mehr anzeigt (oder zumindest kenntlich macht: diese Info galt bis vor zwei Jahren)!
  • … keine manuelle Bestandsdatenverwaltung mehr vornehmen zu müssen (wann haben Sie das letzte mal Ihr Team-Laufwerk aufgeräumt?)!
  • … immer zuverlässig auf einen Fundus von aktuellen, abgestimmten Projekt-Dokumenten (keine Entwürfe, keine veralteten, keine verworfenen) zugreifen zu können!

Klingt nach Aufwand? Sicher: Ein bisschen Initialaufwand ist damit tatsächlich verbunden. Etwas Verwaltungsaufwand fällt auch weiterhin an – allerdings nur ein Bruchteil dessen, was Sie bisher in regelmäßigen Abständen tun müssen, um den Überblick zu behalten. Ist Ihre Lösung aber auf Ihre Bedarfe zugeschnitten, ist der Aufwand minimal.

Die Anforderungen an die jeweiligen Stufen sind sehr unterschiedlich; teilweise wiederholen sie sich auch zyklisch. SharePoint bietet für fast alle Anwendungsszenarien sehr gute Voraussetzungen, um genau Ihre Anforderungen abzudecken. Wir helfen Ihnen gerne, Ihre konkreten Bedarfe und Chancen zu ermitteln, die sich in Ihrem Unternehmen mit einem maßgeschneiderten Document Lifecycle Management realisieren lassen.

By |2017-02-08T15:40:01+00:00Juni 4th, 2014|Dokumentenmanagement|0 Comments

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