Enterprise Content Management: Mühe scheuen, ROI verschenken

Es kommt selten vor, dass ich einen Artikel lese und denke: „Ja! Ja! Genau!“ Gestern ist es wieder passiert, und ich möchte diesen Blogpost auf CMSWire zusammenfassen und diskutieren. Denn – traurigerweise – verstehen viele Unternehmen nicht, was Joe Shepley (und auch wir) zu sagen haben: Informationsmanagement ist harte Arbeit, die sich lohnt. Wer die Mühe scheut, verschenkt Potenziale und verstellt sich die Zukunft im Informationszeitalter.

Ich möchte mit einer kurzen Zusammenfassung des Artikels beginnen.

Shepley schildert, wie er immer wieder mit einer für ihn nicht nachvollziehbaren Einschätzung konfrontiert wird: „Informationsmanagement muss einfach und nutzerfreundlich sein – wenn Nutzer sich an kompliziertere Abläufe gewöhnen müssen, als es sie heute gibt, dann wird Informationsmanagement nicht erfolgreich sein“ [eine Sichtweise, mit der wir ebenfalls sehr häufig konfrontiert sind, Anm. novaCapta]. Shepley antwortet: „Diese Idee, dass man problemlos von einem schlechten oder nicht existenten Informationsmanagement zu einer sinnvollen Informations-Governance übergehen könne und die Nutzer diesen Übergang auch noch einfach wahrnehmen, ist reichlich verwunderlich.“

Informationsverwaltung ist unternehmerische Kernaufgabe

Der Autor stellt dann dar, inwiefern diese Wahrnehmung verfehlt ist: So seien Unternehmen, systemisch gesehen, mit vier Aufgaben beschäftigt:

  • finanzielle Ressourcen verwalten,
  • physische Ressourcen verwalten,
  • menschliche Ressourcen verwalten und
  • informationelle Ressourcen verwalten

Kulturwandel erforderlich

Während es völlig unbestritten sei, dass die Entscheidung über den Einsatz finanzieller und physischer Ressourcen ein Kernelement vorausschauenden Managements ist und dass schlechte Arbeit in diesem Bereich sehr negative Konsequenzen hat, ist die Erkenntnis, dass das Management von menschlichen Ressourcen Sorgfalt und Aufmerksamkeit bedarf, relativ neu: HR ist erst sein einigen Jahrzehnten voll anerkannter Teil der steuernden Unternehmenseinheiten [und auch hier ist oft noch Nachholbedarf, wie sich immer wieder in der Unzufriedenheit mancher Belegschaften mit ihren HR-Abteilungen bemerkbar macht, Anm. novaCapta]. Wieso sollte Informationsmanagement (EIM, oder auch ECM) leichter zu haben sein, weniger Planung, Steuerung und Erfahrung benötigen als Warenwirtschaft und Prozessmanagement? Gerade im Informationszeitalter, was ja eine gute Verfügbarkeit von Informationen für die Teilnehmer am Austausch in Gesellschaft und Unternehmen voraussetzt, ist diese Sichtweise fahrlässig.

Don Draper is not amused

Shepley führt das Beispiel HR etwas aus: In den 1960er Jahren war HR nichts, was allgemein anerkannt gewesen wäre: „Don Draper [Hauptfigur in der US-Serie ‚Mad Men‘, Anm. novaCapta] hätte es als sehr wenig einfach und nutzerfreundlich empfunden, während der Arbeit auf Drinks zu verzichten, nicht mit seinen Mitarbeiterinnen schlafen zu dürfen oder schlüpfrige Unterhaltungen am Getränkeautomaten unterlassen zu müssen“. Heutzutage jedoch hat sich die Wahrnehmung geändert: Wir wissen, dass HR eine wichtige Funktion auch jenseits der Gehaltsabrechnung erfüllt und wirken ganz selbstverständlich dabei mit, dass sinnvolle Mitarbeiterbehandlung wie angemessene Leistungsbeurteilung, Fortbildung und Anti-Diskriminierung Realität werden. Diesen Weg von der kompletten Ignoranz zur selbstverständlichen Beachtung hat das Informationsmanagement noch vor sich. Es ist kein leichter Weg.

Schlankheitspillen statt Workout

Schuld an unrealistischen Vorstellungen habe, so Shepley, der Umstand, dass die Zuständigen in der Wirtschaft häufig die angeblich mangelhafte Software für die Herausforderungen verantwortlich machen, vor denen eine sinnvolle Informationsverwaltung steht. „Das ist, als wenn man behauptete, dass wir übergewichtig sind, weil bewusste Ernährung und Training zu anstrengend seien, um einfach und nutzerfreundlich ein gesundes Gewicht erreichen zu können.“ Die Wirtschaft schreit also, im übertragenen Sinne, nach Schlankheits-Pillen statt nach wirklicher Fitness. Die Antwort auf diese Problemlage kann aber keine Pille sein, sondern eine Änderung des Verhaltens. Nur so lassen sich effektive Verbesserungen erzielen.

 

Würdigung & Kritik

Soweit zur Zusammenfassung. Grundsätzlich teilen wir die Auffassung von Shepley, dass die Aufwände, um ein tragfähiges Resultat im Informationsmanagement zu erzielen, deutlich unterschätzt werden. Auch wir sind der Ansicht, dass ein Kulturwandel stattfinden muss, der sich nicht in einer neuen Software erschöpft. Das Fordern und Mitnehmen der Mitarbeiter ist zwingend erforderlich. Was in Shepleys Artikel ein wenig zu kurz kommt sind zwei Aspekte:

  1. Die Entwicklungen der letzten Jahre haben dazu geführt, dass Nutzer anspruchsvoller geworden sind bzgl. der Usability einer Lösung, die sie einsetzen sollen. Das ist richtig und gut so, denn die Möglichkeiten, diese Erwartung zu bedienen, sind vorhanden. Insofern sind hier die Abteilungen, die sich mit dem Informationsmanagement beschäftigen, in der Lieferpflicht.
  2. Der für die Informationsverwaltung nötige Kulturwandel greift weniger stark in die Grundhaltungen und Überzeugungen der Menschen ein, als das die HR über die letzten 50 Jahre hinweg getan hat. Wir werden keine 50 Jahre brauchen, bis wir hier einen sinnvollen Stand erreicht haben – wenn wir die Thematik ab sofort ernst nehmen und mit ausreichender Aufmerksamkeit angehen.
  3. Die Beschaffenheit von Informationen als nicht-materiell und die Möglichkeiten der IT erlauben eine sehr viel schnellere Transformation, weil keine Warenlager umgebaut werden müssen und nur in geringem Umfang neue Gerätschaften und Mitarbeiter hinzugenommen werden müssen, um erfolgreich sein zu können.

Fazit

Shepley hat absolut recht, dass Informationsmanagement und die damit einhergehenden Transformationsprozesse im Denken und Handeln von Management und Belegschaft deutlich unterschätzt werden. Es stimmt ebenfalls, dass Informationsmanagement als eine der vier Säulen der Ressourcenverwaltung in Unternehmen gesehen werden muss, um effektiv wirken zu können. Die „Standortvorteile“ des Informationsmanagements hingegen (vgl. oben Pkt 1-3) sorgen dafür, dass die Verbesserungen schneller und effizienter umgesetzt werden können als in den anderen Säulen.

Ein Grund mehr, Ihr Informationsmanagement auf den Prüfstand zu stellen und dafür zu sorgen, dass mit dem richtigen Aufwand die richtigen Returns on Investment erzielt werden. Denn wer hat schon was zu verschenken? Eben!

Bildnachweise

By |2017-03-02T13:42:02+00:00Juli 20th, 2014|Adoption|0 Comments

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