Die Email-Falle: Overkill eines Kommunikationskanals

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Die Email-Falle: Overkill eines Kommunikationskanals

E-mail is primarily a communication channel; one of many. It should be used when it fits the nature and reason for communicating.

Das ist der erste Kommentar in einem spannenden Blog-Eintrag auf aiim.org. Besser hätte man den Inhalt nicht überschreiben können. Die Kurz-Zusammenfassung finden Sie unten stehend: Damit Sie die vier häufigsten und schwerwiegendsten Fehler bei der Email-Kommunikation in mittleren und großen Unternehmen verhindern.

 

Kommunikationskanal richtig wählen

Wenn Sie auf eine Mail mit „Danke“ antworten wollen: tun Sie’s nicht. Schreiben Sie das der Kollegin oder dem Kollegen per Instant Messenger – oft können Sie einen Chat direkt aus dem Email-Programm heraus aufrufen. Genauso für Ihre Verabredung zum Mittagessen oder dergleichen, denn überlaufende Email-Postfächer sind eines der größten Kommunikationsprobleme in mittleren und großen Unternehmen. Nutzen Sie für Abstimmungsrunden einen Teamroom mit Timeline / Activity Stream und versenden Sie lediglich eine Email mit dem Hinweis auf die dort stattfindende Diskussion und die Aufforderung zur Teilnahme, falls die Kollegen noch nicht an Bord sind. Die Zeitersparnis ist enorm [].

Tasks verteilen und tracken

Häufig werden Aufgaben per Mail verteilt: Entweder direkt oder als Meeting Minute im Anschluss an eine Besprechung. Wenn Sie eine Woche später nachschauen wollen, benötigen Sie idR mehrere Minuten, um die betreffende Mail zu finden. Nutzen Sie hingegen stattdessen Tasklisten wie z.B. in SharePoint, fällt die Verteilung der Aufgaben, die Transparenz, das Tracking und die Weiterverteilung extrem leicht. Emails sind hierfür in aller Regel ein extrem ineffizientes Mittel.

Emails als Dokumentenablage

Vielleicht ist das der größte Fehler überhaupt: Dokumente per Email ablegen und sichern. Mal abgesehen davon, dass nicht alle Postfächer unbegrenzten Speicherplatz besitzen, können Sie sich auch nie sicher sein, dass es von dem jeweiligen Dokument nicht eventuell schon eine neuere Version gibt. Oder dass in dieser Version die vorangegangene Änderung durch den Kollegen Meier noch nicht eingearbeitet wurde. Oder dass die Version von Kollege Meier schon vom Chef abgenommen wurde, Ihr Stand hingegen dessen Änderungswünsche nicht berücksichtigt. Kurz: Dokumentenmanagement per Email führt in den meisten Fällen zu Chaos und völliger Intransparenz. Dokumentenablagen per Laufwerk haben andere Nachteile (feste Ordnerstrukturen, fehlende Zugriffsrechte von Mitarbeitern aus Teams, fehlende Versionierung). Wenn Sie stattdessen eine Dokumentenbibliothek in SharePoint verwenden, erledigen sich Ihre Probleme von selbst. Sie versenden per Email (oder noch besser: per Teamroom) einen Hinweis auf ein neues Dokument – fertig.

Aber… es funktioniert doch!?

Fraglos sind Emails ein wertvolle Kommunikationsmittel. Dass sie aber alle Anwendungsfälle effizient abdecken können, ist absolut nicht der Fall: Diese Sicht führt geradewegs in die Email-Falle: den Email-Overkill. Die bewusste Wahl des Kommunikationsmediums hilft enorm, Überblick, Produktivität und Spaß bei der Arbeit zu steigern und gleichzeitig Stress zu vermeiden.

 

Ergänzung zu diesen – aus unserer Sicht extrem hilfreichen und richtigen – Hinweisen zum Umgang mit Emails: Wenn Sie alleine anfangen, den Email-Wahnsinn zu bekämpfen, ist das nur ein Anfang. Wenn Sie sich in Ihrem Team auf sinnvolle Umgangsregeln mit Email einigen, ist das ein Fortschritt. Wenn abteilungs- oder unternehmensweit alternative Kommunikations- und Kollaborationsmittel erschlossen und genutzt werden, ist das ein Erfolg, der sich auch messen lassen wird.

By | 2017-02-08T15:40:13+00:00 März 5th, 2014|Adoption, Social|0 Comments

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