Intranet-Einmaleins: Inhalt und Organisation für eine erfolgreiche Informationsplattform

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Intranet-Einmaleins: Inhalt und Organisation für eine erfolgreiche Informationsplattform

Das Intranet hat sich als zentrale Kommunikationsplattform in den meisten Unternehmen etabliert. Ein auf Microsoft SharePoint basierendes Intranet vereint als einziges Instrument der internen Unternehmenskommunikation sowohl Informations-, Dialog- als auch Kollaborationsfunktionen. So trägt es dazu bei, eine eigenständige und fruchtbare Kommunikationskultur aufleben zu lassen. Dafür muss es aber sorgfältig geplant, regelmäßig betreut und gezielt weiterentwickelt werden.

  • Erwartungen an das Intranet

    Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Mitarbeiter erwarten vom Intranet, dass sie dort aktuelle und wichtige Informationen schnell und sicher finden. Qualität, Aktualität und Verlässlichkeit sind dabei die wichtigste Eigenschaft eines erfolgreichen Intranets. Sind die bereit gestellten Informationen und Kollaborationsfunktionen wertvoll für den Nutzer und bieten sie einen Mehrwert für seine Arbeitsabläufe, wird er sich gerne mit ihnen beschäftigen. Die Fakten müssen stimmen, das Intranet als Ganzes muss glaubwürdig sein, so dass eine Rückversicherung über andere Kanäle – etwa Schwarzes Brett – überflüssig wird.

  • Bedarfe ermitteln

    Das Intranet ist aber auch eine sehr individuelle Angelegenheit. Jedes Unternehmen verfolgt eigene Ziele und Kommunikationsstrategien. Ein gutes Intranet sollte vorhandene Strukturen stützen und ergänzen und somit einen wertvollen und vielleicht sogar den wichtigsten Kommunikationskanal darstellen. Auch die Anforderungen der Mitarbeiter an das Intranet variieren in jedem Unternehmen.
    Daher ist es notwendig, den Bedarf im Vorfeld bereits in der Planungsphase so detailliert wie möglich zu ermitteln. Dies kann beispielsweise mit Hilfe von Workshops gelingen.
    Aus dem Bedarf wird dann die Intranet-Strategie definiert. Mit der richtigen Strategie und den daraus abgeleiteten Zielen steht und fällt die weitere Planung des Intranets.

  • Informationsarchitektur

    Um eine effiziente und effektive Nutzung zu gewährleisten, kommt vor allem einer ausgefeilten und sorgfältig geplanten Informationsarchitektur zentrale Bedeutung zu. Ein schlecht strukturierter Content kostet die Nutzer sehr viel Zeit bei der Suche nach Informationen- und das Unternehmen somit Geld.
    Eine einfache Bedienung, klare Navigationsstrukturen und nachvollziehbare Anordnungen der Themenbereiche bilden die Basis für die Akzeptanz des Intranets. Daneben ist es hilfreich, dem Nutzer ein Intranet zur Verfügung zu stellen, das an seine Erfahrungen im Internet herankommt. Das bedeutet, das Intranet muss einfach zu bedienen sein. Die Konventionen zur Bedienung bzw. die Bedienoberflächen müssen aus anderen Bereichen bekannt sein.

  • Der Intranet-Verantwortliche

    Ein Intranet benötigt regelmäßige Pflege. Deshalb muss es einen zentralen Ansprechpartner geben, der die Inhalte plant, pflegt und koordiniert. Er verantwortet die inhaltliche Ausgestaltung des Intranets und ist Orientierungsgeber für Mitarbeiter und Führungsebene.
    Der Intranet-Verantwortliche muss dabei mehrere Anspruchs- und Zielgruppen berücksichtigen: Mitarbeiter, Führungsebene und Geschäftsleitung sowie gegebenenfalls den Betriebsrat. Diese Gruppen haben unterschiedliche Anforderungen und Vorgaben für das Intranet. Während beispielsweise die Mitarbeiter vor allem auf Mehrwert, Aktualität und Austausch bauen, verfolgt die Geschäftsführung im Regelfall die gezielte Informationsverbreitung sowie das Wissensmanagement. Der Stellenwert des Intranets im Unternehmen sollte dementsprechend auch organisatorisch hoch bewertet werden. Das bedeutet auch: Der Intranet-Verantwortliche muss ein definiertes Zeitkontingent haben, um sich um diese Aufgaben zu kümmern. Einem Kollegen diese Rolle zusätzlich zu seiner bisherigen Arbeit zu geben, ist ein häufiger Fehler. Die Zeitbedarfe variieren stark und ebenso die Faustregeln, die die Experten anbieten: von 0,1 FTE je 100 Mitarbeiter bis 4 pro 1000 Mitarbeiter lassen sich viele Empfehlungen finden. Unserer Erfahrung nach sind solche Faustregeln wenig hilfreich: Zu stark ist die Abhängigkeit vom jeweiligen Unternehmen und dessen Intranet. Was wir jedoch häufig beobachten, ist, dass die redaktionelle Aufgabe unterbewertet und unterbesetzt ist. Lassen Sie sich nicht zu diesem Fehler verleiten, denn der Intranet-Verantwortliche hat nicht nur die inhaltliche Gestaltung, die Interaktion mit den Nutzern und die technische Weiterentwicklung auf der Agenda, sondern muss sich ebenfalls darum kümmern, die Sichtbarkeit des Intranets gegenüber der Unternehmensleitung sicherzustellen: Plattformen ohne Management-Support sind zur Bedeutungslosigkeit und ultimativ zum Scheitern verurteilt.

  • (News-)Redaktionsplan

    Um ein erfolgreiches Intranet zu leiten, muss der verantwortliche Redakteur die Erwartungen der einzelnen Zielgruppen kennen, daraus Anforderungen an seine Arbeit ableiten und Maßnahmen ergreifen. Um über die Anforderungen seiner User auf dem Laufenden zu bleiben, muss der Intranet-Verantwortliche mit seinen Zielgruppen im Dialog sein. Das kann auf unterschiedlichen Kanälen geschehen, etwa durch Feedback-Funktionen auf der Web-Site oder regelmäßig durchgeführte Evaluation der Nutzerzufriedenheit. SharePoint bietet hier zahlreiche Möglichkeiten.
    Um diese Vorgaben im Arbeitsalltag umsetzen zu können, ist der Einsatz eines Redaktionsplans für den News-Bereich empfehlenswert. Der Plan ist maßgeblich für die gesamte redaktionelle Arbeit und legt im Detail fest, wie die Kommunikation über das Intranet gestaltet wird.

  • Schulungen

    Im Idealfall ist das Intranet für die Mitarbeiter eine unverzichtbare Hilfe im Arbeitsalltag. Doch oft reichen eine ausgefeilte Informationsarchitektur und ein hochwertiger Content nicht aus. Vielfach erschweren fehlende Kenntnisse im Umgang mit dem Intranet und der Software den Mitarbeitern den Zugang und die Nutzung. Ein Schulungsangebot kann die Mitarbeiter für das Intranet fit machen und zusätzlich motivieren. So können die Mitarbeiter lernen, wie das Intranet und insbesondere die Kollaborationsfunktionen gezielt im Arbeitsalltag eingesetzt werden können. Nach den Schulungen benötigen Mitarbeiter dauerhafte Unterstützung bei der Bedienung – durch direkten Kontakt zu dafür abgestellten Support-Mitarbeitern oder durch Hilfe-Tools, die die Bedienung im laufenden Betrieb z.T. massiv erleichtern.

  • Mitarbeiterbeteiligung

    Neben der schnellen und gezielten Verbreitung von Inhalten (Push-Funktion), bietet das Intranet auch eine direkte Feedbackmöglichkeit vom Mitarbeiter zur Führungsebene beziehungsweise zur Geschäftsleitung. Dafür gibt es mittlerweile eine Reihe von möglichen Interaktions- und Kommunikationsmöglichkeiten (Stichwort: Wissensmanagement), die je nach Wunsch des Unternehmens angepasst und eingesetzt werden können. Kommentarfunktionen bei News oder die Bewertung von Artikeln via Punktsystem sind nur einige Beispiele hierfür.
    Allerdings muss dann auch mit Kritik gerechnet werden. Dementsprechend sollten ebenfalls bereits in der Planungsphase klare Richtlinien erarbeitet werden, inwieweit eine Beteiligung und ein Feedback der Mitarbeiter gewünscht ist. Und zum Schluss soll auch die „Gefällt mir“ Funktion nicht unerwähnt bleiben. Viele Mitarbeiter fühlen sich motiviert, Inhalte einzustellen, wenn andere Mitarbeiter die Inhalte positiv bewerten können.
    Wenn Nutzer aber die Möglichkeit erhalten, im Intranet ihre Meinung mitzuteilen (bitte beachten: niemals anonym – „Kummerkasten“ o.ä. ausgenommen), sollten diese Beiträge auch ernst genommen, bearbeitet und gegebenenfalls auch beantwortet werden. Dies dient nicht nur der Kontrolle, sondern ist schlussendlich auch ein Zeichen der Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber. Planen Sie hierfür also zusätzliche Kapazitäten ein.

Fazit

Wir lieben die Möglichkeiten, die Intranets bieten. Sie machen Informationen zugänglich, verteilen Neuigkeiten, machen in diesem Sinne Informationen demokratisch und bieten somit die Grundlage für das Arbeiten des „knowledge workers“ im 21. Jahrhunderts. Richtig gemacht dient das Intranet nicht nur der Information, sondern auch der Identifikation mit dem Unternehmen und dem Team Spirit. Die Chancen eines guten Intranets sind erheblich – nutzen Sie sie!

Wenn Sie Fragen zur inhaltlichen Arbeit, zur organisatorischen Aufstellung oder auch zur technischen Realisierung haben oder eine Gap-Analyse Ihres bestehenden Intranets wünschen, kontaktieren Sie uns gern!

By | 2017-02-08T15:38:50+00:00 August 19th, 2014|Intranet|0 Comments

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